12.5 सूचना लेखन Suchna Lekhan

 

सूचना लेखन

सूचना लेखन (Notice Writing) की परिभाषा-

सूचना मौखिक या लिखित रूप में दी जाती है। आधुनिक युग में मौखिक सूचना आकाशवाणी, रेडियो, टेलीविजन आदि के माध्यम से दी जाती है। जब सूचना लिखित रूप में देने के लिए तैयार की जाती है, तो उसे 'सूचना लेखन' कहते हैं।

दूसरे शब्दों में- कम से कम शब्दों में दी जाने वाली जानकारी जो लघु रूप में औपचारिक शैली में लिखी जाती है, वह सूचना लेखन कहा जाता है।

सूचना लेखन संक्षिप्त लेखन की एक विद्या है, जिसके माध्यम से विद्यार्थियों के व्याकरणिक दृष्टि से शुद्ध हिंदी लेखन कौशल के साथ-साथ संक्षिप्त रूप में उनके विचारों की स्पष्ट अभिव्यक्ति संबंधी क्षमता का भी आकलन किया जाता है।

सूचना लेखन का महत्त्व

सूचना लेखन का अपना एक विशेष महत्त्व है। जब एक ही जानकारी को बहुत सारे व्यक्तियों को व्यक्तिगत स्तर पर अलग-अलग देना संभव नहीं होता, तब इसके लिए सूचना लेखन का सहारा लिया जाता है। इसके माध्यम से किसी व्यक्ति अथवा संगठन की ओर से किसी जानकारी, चेतावनी आदि की सार्वजनिक रूप से घोषणा की जाती है। साधारणतः लिखित सूचना समाचार-पत्रों या पत्रिकाओं में प्रकाशित की जाती है या विद्यालय, कॉलेज, कार्यालय आदि संस्थाओं द्वारा सूचना बोर्ड पर प्रदर्शित की जाती है। यह अत्यंत संक्षिप्त और औपचारिक होती है।

सूचना लेखन के उद्देश्य

सूचना लेखन के मुख्य उद्देश्य निम्नलिखित हैं-
(1) सार्वजनिक रूप से सभी लोगों को एक साथ सूचना यानी जानकारी देना।
(2) किसी महत्त्वपूर्ण घटना या कार्यक्रम के बारे में पूर्व जानकारी उपलब्ध कराना।
(3) सूचना का उद्देश्य किसी विषय के बारे में अखबारी, पत्र-पत्रिकाओं आदि के माध्यम से सभी लोगों को सूचित करना होता है।
(4) सूचना लेखन का उद्देश्य संक्षिप्त में पूरी सूचना अथवा जानकारी लोगों को प्रदान करना होता है।

सूचना लेखन के प्रकार

(1) बैठक की जानकारी देने से संबंधित सूचना लेखन।
(2) किसी कार्यक्रम (प्रतियोगिता, यात्रा, भ्रमण, वार्षिक कार्यक्रम, समारोह अदि) के आयोजन से संबंधित सूचना लेखन।
(3) सामान गुम हो जाने या पाए जाने की जानकारी देने से संबंधित सूचना लेखन।
(4) नाम, पता, आवास, कंपनी, बैंक खाता आदि बदलने की सूचना देने से संबंधित सूचना लेखन।
(5) अपील करने या चेतावनी देने से संबंधित सूचना लेखन।

सूचना लेखन के लिए ध्यान देने योग्य बातें

(1) सूचना लेखन के आरंभ में सूचना जारी करने वाली संस्था अथवा संगठन के नाम का उल्लेख अवश्य होना चाहिए।

(2) इसके बाद अगली पंक्ति में सूचना शब्द लिखना चाहिए।

(3) 'सूचना' शब्द लिखने के बाद अगली पंक्ति में बाई तरफ दिनांक लिखनी चाहिए।

(4) इसके पश्चात सूचना का विषय लिखना चाहिए, जो संक्षिप्त तथा स्पष्ट हो।

(5) सूचना लेखन में सभी आवश्यक जानकारी सम्मिलित की जानी चाहिए, जिससे इसका उद्देश्यपूर्ण हो।

(6) सूचना लेखन में अनावश्यक बातों का समावेश नहीं करना चाहिए, इससे सूचना लेखन की महत्ता कम हो जाती है।

(7) सूचना लेखन से क्या, क्यों, कब, कहाँ कौन आदि प्रश्नों के उत्तर प्राप्त होने चाहिए। इसका अर्थ यह है कि सूचना लेखन में विषय से संबंधित पूर्ण जानकारी का समावेश होना अनिवार्य है।

(8) सूचना लेखन के अंत में नीचे बाई तरफ सूचना देने वाले व्यक्ति के नाम तथा पद का उल्लेख अवश्य करना चाहिए। आवश्यकता पड़ने पर हस्ताक्षर भी करने चाहिए।

(9) सूचना लेखन की भाषा सरल, स्पष्ट, प्रभावी तथा औपचारिक होनी चाहिए।

सूचना लेखन का प्रारूप

एक अच्छी सूचना के लिए निम्नलिखित बिंदुओं का समावेश किया जाना आवश्यक है-
(i) जिस संस्था, स्कूल या ऑफिस द्वारा इसे जारी किया जा रहा है-उसका नाम
(ii) जिस दिनांक को इसे जारी किया जा रहा है
(iii) सही शीर्षक जो सूचना को स्पष्ट करे (iv) एक आकर्षित करने वाला नारा या स्लोगन (v) सूचना लिखने का उद्देश्य जैसे- मिटिंग, किसी ओर ध्यान आकर्षित करने, आम जनता को, सामान्य जानकारी आदि (vi) समय का सही और पूरा विवरण-दिनांक, समय, स्थान, प्रोग्राम, कितने बजे से कितने बजे तक।

सूचना लेखन का प्रारूप

आप सर्वोदय कन्या विद्यालय, दिल्ली की प्रधानाचार्य डॉ. अंकिता शर्मा हैं। विद्यालय में वन महोत्सव का आयोजन करने से संबंधित सूचना विद्यालय के सभी शिक्षकों और छात्राओं को 20-30 शब्दों में दीजिए।

सर्वोदय कन्या विद्यालय, दिल्ली ................................ सूचना जारी करने वाला संगठन
       सूचना

दिनांक 20 जून, 20XX ............................ ..................दिनांक

विद्यालय में वन महोत्सव का आयोजन.......................... विषय

सभी शिक्षकों और छात्राओं को सूचित किया जाता है कि 27 जुलाई, 20XX को दोपहर 12:30 बजे विद्यालय के परिसर में 'वन महोत्सव' कार्यक्रम का आयोजन किया जाएगा। आप सभी इस कार्यक्रम में अपना सहयोग देकर इसे सफल बनाएँ। सभी छात्रों और शिक्षकों की उपस्थिति अनिवार्य है।.....................विषय विस्तार

डॉ. अंकिता शर्मा ........................................ सूचना देने वाले व्यक्ति का नाम
प्रधानाचार्य .................................................व्यक्ति का पद

विशेष- *भाषा की शुद्धता के लिए 1 अंक निर्धारित है।
*यदि प्रश्न में संगठन का नाम, व्यक्ति का नाम, पद आदि नहीं दिया गया है, तो छद्म संगठन का नाम, व्यक्ति का नाम, पद आदि लिखना चाहिए। परीक्षा में संगठन के नाम के स्थान पर परीक्षा भवन तथा व्यक्ति के नाम के स्थान पर क. ख. ग. भी लिख सकते है।

यहाँ महत्वपूर्ण सूचना लेखन दिया जा रहा है जो Class 10th CBSE और Bihar Board दोनों विद्यार्थियों के काम आयेंगे।

(1) बैठक के लिए सूचना लेखन

आप जीसस मैरी पब्लिक स्कूल, तुगलकाबाद, दिल्ली के प्रधानाचार्य साकेत सिन्हा हैं। सभी शिक्षकों तथा स्कूल कैप्टन को वार्षिक खेलों के आयोजन संबंधी बैठक में उपस्थित रहने संबंधी 20-30 शब्दों में सूचना लिखिए।

जीसस मैरी पब्लिक स्कूल, तुगलकाबाद, दिल्ली
(सूचना)

दिनांक 15 नवंबर, 20XX

वार्षिक खेलों के आयोजन संबंधी बैठक
सभी शिक्षकों और स्कूल कैप्टन को यह सूचित किया जाता है कि 25 दिसंबर, 20XX को दोपहर 12 बजे प्रधानाचार्य कक्ष में खेल अध्यापक श्री जयंत कुमार की अध्यक्षता में आगामी वार्षिक खेलों के आयोजन से संबंधित विषयों पर चर्चा करने हेतु बैठक होगी। आपकी उपस्थिति अनिवार्य है।

साकेत सिन्हा
प्रधानाचार्य

बैठक संबंधी सूचनाओं में निम्न बिंदुओं का होना आवश्यक है।
*बैठक की दिनांक
*चर्चा का विषय/कार्यसूची
*बैठक प्रभारी का नाम
*अन्य आवश्यक सूचनाएँ
*बैठक का समय
*बैठक का स्थान
*निमंत्रित व्यक्तियों के नाम/सूची

(2) कार्यक्रम के आयोजन के लिए सूचना लेखन

(i) आप जैन भारती पब्लिक स्कूल, पीतमपुरा, दिल्ली के कैप्टन अमित सक्सेना हैं। आपके विद्यालय में 5 अप्रैल, 20XX को वार्षिक समारोह का आयोजन होगा। सभी विद्यार्थियों को सूचित करते हुए 20-30 शब्दों में सूचना लिखिए, जिसमें विद्यार्थियों को वार्षिक उत्सव में भाग लेने के लिए कहा गया हो।

जैन भारती पब्लिक स्कूल, पीतमपुरा, दिल्ली
(सूचना)

दिनांक 11 मार्च, 20XX

वार्षिक समारोह का आयोजन
सभी विद्यार्थियों को यह सूचित किया जाता है कि 5 अप्रैल, 20XX को हमारे विद्यालय में बीसवें वार्षिकोत्सव का आयोजन किया जाएगा। सांस्कृतिक कार्यक्रम तथा अन्य प्रतियोगिताओं में भाग लेने के इच्छुक विद्यार्थी 2 अप्रैल, 20XX तक संगीत शिक्षिका श्रीमती छाया यादव को संपर्क कर सकते हैं।

अमित सक्सेना
स्कूल कैप्टन

कार्यक्रम के आयोजन के लिए सूचनाओं में निम्न बिंदुओं का होना आवश्यक है।
*कार्यक्रम का नाम
*कार्यक्रम का दिनांक तथा समय
आयोजनकर्ता का नाम
*अन्य आवश्यक सूचनाएँ
*सूचना का उद्देश्य
*कार्यक्रम का स्थान
*संपर्क साधने के लिए व्यक्ति का नाम, पता आदि

(ii) विद्यालय की समाज सेवा परिषद के सचिव आशील सिंहल हैं। आप प्रौढ़ों की साक्षरता के लिए एक सप्ताह का शिविर लगाना चाहते हैं। इसके लिए विद्यार्थी रोज शाम को एक गाँव में जाकर चौपाल में प्रौढ़ों को अक्षर ज्ञान कराया करेंगे। इच्छुक विद्यार्थियों का पंजीकरण 10 अगस्त तक होना है। उनके आने जाने की व्यवस्था परिषद की ओर से की जाएगी। इस हेतु एक सूचना तैयार कीजिए।

प्रतिभा विकास विद्यालय, मेरठ
(सूचना)

दिनांक 26 जुलाई, 20XX

पौंढ़ साक्षरता शिविर का आयोजन
सभी विद्यार्थियों को सूचित किया जाता है कि विद्यालय की 'समाज सेवा परिषद' समिति की ओर से 'सप्ताहिक प्रौढ़ साक्षरता शिविर' का आयोजन किया जा रहा है। इसमें विद्यार्थियों द्वारा 28 सितंबर, 20XX से 8 अक्टूबर, 20XX तक शाम 5-7 बजे तक गाँव में जाकर चौपाल में प्रौढ़ों को अक्षर ज्ञान कराया जाएगा। विद्यार्थियों के आने जाने की व्यवस्था परिषद की ओर से की जाएगी।
इच्छुक विद्यार्थी शीघ्र अपना पंजीकरण कराएँ जिसकी अंतिम तिथि 10 अगस्त, 2016 है।

आशील सिंहल
सचिव, समाज सेवा परिषद

(3) सामान गुम हो जाने या पाए जाने की सूचना देने के लिए सूचना लेखन

आप शांति विद्या निकेतन,प्रशांत विहार, दिल्ली की छात्रा ख़ुशी मेहरा हैं। विद्यालय में आपका परीक्षा प्रवेश-पत्र गुम हो गया है। इस विषय पर 20-30 शब्दों में सूचना लिखिए।

शांति विद्या निकेतन,प्रशांत विहार, दिल्ली
(सूचना)

दिनांक 28 सितंबर, 20XX

परीक्षा प्रवेश-पत्र गुम होना
सभी को यह सूचित किया जाता है कि 27 सितंबर, 20XX को विद्यालय के खेल परिसर में मेरा परीक्षा प्रवेश-पत्र गुम हो गया है। उस पर मेरी फोटो के साथ, मेरा अनुक्रमांक नं. 2321087 भी अंकित है। यदि किसी को भी वह मिले तो मुझे लौटने की कृपा करें।

ख़ुशी मेहरा
कक्षा-दसवीं 'B'

सामान गुम हो जाने या पाए जाने की सूचनाओं में निम्न बिंदुओं का होना आवश्यक है
*गुम होने वाली वस्तु का नाम
*वस्तु की मुख्य पहचान
*संपर्क साधने के लिए व्यक्ति का नाम, पता आदि
*गुम होने की दिनांक एवं स्थान
*वस्तु का संक्षिप्त विवरण

(4) नाम, पता, आवास, कंपनी, बैंक खाता आदि बदलने की सूचना देने के लिए सूचना लेखन

आपने अपना नाम अभिलाषा से बदलकर प्रांजल कर लिया है। अपने विद्यालय के सभी विद्यार्थियों को 20-30 शब्दों में इसकी सूचना दीजिए।

केंद्रीय विद्यालय, द्वारका, नई दिल्ली
(सूचना)

दिनांक 17 सितंबर, 20XX

नाम बदलने की सूचना
सभी विद्यार्थियों को सूचित किया जाता है कि मैंने अर्थात कक्षा दसवीं की छात्रा कु. अभिलाषा सुपुत्री श्रीमती एवं श्रीमान विनय कपूर, निवासी-B ब्लॉक, सेक्टर-10, द्वारका, नई दिल्ली ने प्रशासनिक कारणों से अपना नाम अभिलाषा से बदलकर 'प्रांजल' रख लिया है। भविष्य में 'प्रांजल' नाम का प्रयोग ही मान्य होगा।

प्रांजल
कक्षा-दसवीं 'अ'

नाम, पता, आवास,कंपनी, बैंक खाता आदि बदलने संबंधी सूचनाओं में निम्न बिंदुओं का होना आवश्यक है
*पुराना नाम, पता, कंपनी आदि
*बदला हुआ नाम, पता, कंपनी आदि
*संबोधित किए जाने वाले व्यक्ति/संस्था का उल्लेख
*बदलने का कारण
*माता-पिता का नाम

(5) सूचना देने, अपील करने या चेतावनी देने के लिए सूचना लेखन

(i) शीतकाल में विद्यालय का समय प्रातः 7:30 की बजाय 8:00 से 2:30 अपराह्र तक कर दिया गया है। शीतकालीन गणवेश भी 1 नवंबर से पहनना अनिवार्य होगा। इसी तरह की सूचना सूचना पट के लिए लिखिए।

मैक्सफोर्ट इंटरनेशनल स्कूल, पश्चिम विहार, नई दिल्ली
(सूचना)

दिनांक 25 अक्टूबर, 20XX

शीतकाल में विद्यालय की समयावधि एवं गणवेश में परिवर्तन से संबंधित
सभी अध्यापकों/अध्यापिकाओं और विद्यार्थियों को यह सूचित किया जाता है कि 1 नवंबर, 20XX से विद्यालय में शीतकालीन समय-सारणी का पालन किया जाएगा, जिसके अंतर्गत विद्यालय की समयावधि 7:30 पूर्वाह्र से 2:00 अपराह्र की बजाय 8:00 पूर्वाह्र से 2:30 अपराह्र होगी। साथ ही, सभी विद्यार्थियों के लिए 1 नवंबर 20XX से शीतकालीन गणवेश पहनना भी अनिवार्य होगा।

अनिल सिंह कश्यप
प्रधानाचार्य

सूचना देने, अपील करने या चेतावनी देने संबंधी सूचना लेखन में निम्न बिंदुओं का होना आवश्यक है-
*संस्था या संगठन का नाम
*महत्त्वपूर्ण दिनांक एवं समय
*अन्य विशिष्ट जानकारी
*सूचना का वितरण
*संपर्क साधने के लिए व्यक्ति का नाम, पता आदि

(ii) दिल्ली मेट्रो के कुछ स्टेशनों पर असुविधा हेतु सूचना-लेखन कीजिए।

दिल्ली मेट्रो रेल कॉरपोरेशन
(सूचना)

दिनांक 10 अगस्त, 20XX

मेट्रो रेल सेवा बाधित होना
मेट्रो रेल सेवा बाधित होने के विषय में सर्वसाधारण को यह सूचित किया जाता है कि सुरक्षा संबंधी कारणों को देखते हुए 14 और 15 अगस्त, 20XX को विधानसभा, सिविल लाइंस, तीस हजारी, कश्मीरी गेट, चाँदनी चौक, चावड़ी बाजार और केंद्रीय सचिवालय मेट्रो स्टेशन दोपहर 12:00 बजे से लेकर शाम 6:00 बजे तक बंद रहेंगे। यात्रियों की असुविधा के लिए खेद है।

कुणाल श्रीवास्तव
मुख्य प्रबंधन अधिकारी
डी.एम.आर.सी.

(iii) आप प्रतिभा विकास विद्यालय, द्वारका, नई दिल्ली की छात्रा अपूर्वा चौधरी हैं। 'पर्यावरण बचाओं' संगठन की अध्यक्ष होने के नाते विद्यार्थियों से इस समूह की सदस्यता ग्रहण करने की अपील करते हुए 20-30 शब्दों में सूचना लिखिए।

प्रतिभा विकास विद्यालय, द्वारका, नई दिल्ली
(सूचना)

दिनांक 25 सितंबर, 20XX

'पर्यावरण बचाओ' समूह की सदस्यता ग्रहण अभियान
सभी विद्यार्थियों को सूचित किया जाता है कि हमारे विद्यालय में 'पर्यावरण बचाओ' समूह का गठन किया गया है। आप सभी से आग्रह है कि अधिक-से-अधिक संख्या में इस समूह की सदस्यता ग्रहण करके, पर्यावरण के प्रति अपनी जिम्मेदारियों को निभाएँ। सदस्यता ग्रहण करने की अंतिम तिथि 05 अक्टूबर, 20XX है। इस विषय में अधिक जानकारी प्राप्त करने के लिए आप तनवी तोमर (उप-अध्यक्ष) से संपर्क कर सकते हैं।

अपूर्वा चौधरी
अध्यक्ष
'पर्यावरण बचाओ' समूह

(iv) आप जिस सोसायटी में रहते हैं वहाँ रहने वाले बच्चों को 26 जनवरी 'गणतंत्र दिवस' पर किसी सांस्कृतिक गतिविधि में भाग लेने के लिए आग्रह करते हुए सांस्कृतिक अधिकारी की ओर से 20-30 शब्दों में सूचना लिखिए।

अग्रदूत सोसायटी, आदर्श नगर, दिल्ली
(सूचना)

दिनांक 26 दिसंबर, 20XX

गणतंत्र दिवस पर सांस्कृतिक कार्यक्रम में भाग लेने संबंधी सूचना
सोसायटी के सभी बच्चों को सूचित किया जाता है कि 26 जनवरी 'गणतंत्र दिवस' पर सुबह 11:00 बजे हमारी सोसायटी के प्रांगण में सांस्कृतिक कार्यक्रम का आयोजन किया जाएगा। इस कार्यक्रम में लोक नृत्य प्रतियोगिता व देश-भक्ति की कविताओं की प्रतियोगिता रखी गई है। सभी इच्छुक बच्चे इस प्रतियोगिता में भाग ले सकते हैं। इस आयोजन में भाग लेने की अंतिम तिथि 20 जनवरी, 20XX है।

अभय चौधरी
सांस्कृतिक अधिकारी

(v) विद्यालय में छुट्टी के दिनों में भी प्रातःकाल में योग की अभ्यास कक्षाएँ चलने की सूचना देते हुए इच्छुक विद्यार्थियों द्वारा अपना नाम देने हेतु सूचना-पट्ट के लिए एक सूचना लगभग 30 शब्दों में लिखिए।

बाल भारती पब्लिक स्कूल, दिल्ली
(सूचना)

दिनांक 20 दिसंबर, 20XX

योग कक्षाओं के आयोजन हेतु
सभी विद्यार्थियों को सूचित किया जाता है कि 'बाल भारती पब्लिक स्कूल' की ओर से बड़े दिन की छुट्टियों में दिनांक 25 दिसंबर, 2017 से 31 दिसंबर 2017 तक प्रतिदिन प्रातःकाल 8 बजे से 9 बजे तक विद्यालय के प्रांगण में योग की कक्षाओं का आयोजन किया जा रहा है। सभी इच्छुक विद्यार्थी अपने नाम, कक्षा व रोल नं. का ब्योरा योगा कॉर्डिनेटर को लिखवा दें।

अवनी शर्मा
योग कॉर्डिनेटर